Любой бухгалтер знает: основным документом, которым оформляются расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Именно на его основании выданные под отчет суммы списываются с кредита счета 70. Однако нельзя недооценивать первичные документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм. Если они будут выглядеть недостоверными, проверяющие включат соответствующие суммы в налогооблагаемый доход сотрудника, исключат их из расходов, принимаемых при расчете налоговой базы работодателя, также существует риск доначисления страховых взносов. Основное правило ведения расчетов с документы подтверждающие расходы по авансовому отчету лицами сформулировано в п. Так, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером при их отсутствии — руководителемего утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, документы подтверждающие расходы по авансовому отчету в интересах организации. Если авансовый отчет является основанием для составления записи по кредиту счета 70, подтверждающие документы обосновывают бухгалтерскую запись по дебету того или иного счета. Если сотрудник приобретал какие-либо товарно-материальные ценности канцелярские товары, бытовую химию, стройматериалы, ГСМони должны быть оприходованы с использованием счета 10. Если же «подотчетник» оплачивал услуги или работы, они принимаются к учету непосредственно на счета учета затрат основных, общепроизводственных, общехозяйственных. Общие правила принятия к учету никак не меняются в зависимости от способа покупки оплаты тех или иных приобретений. Самое главное: организация документы подтверждающие расходы по авансовому отчету иметь первичный документ, из которого можно получить достоверную информацию обо всех параметрах хозяйственной операции. Кроме того, поскольку подотчетное лицо получало документы подтверждающие расходы по авансовому отчету денежные средства от организации, обязательным условием принятия отчета является наличие документа, подтверждающего уплату наличных денежных средств контрагенту БСО, кассового чека, иного заменяющего их документа. К сведению Согласно ч. Будет нелишним напомнить обязательные реквизиты первичного учетного документа ч. В настоящее время только кассовые документы составляются по ранее утвержденным унифицированным формам, все иные формы могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно. Значит, их несоответствие унифицированным образцам никак не может сказаться на достоверности информации. НДФЛ Если подотчетное лицо представит лишь авансовые отчеты без приложения первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств и являющихся основанием для оприходования организацией ТМЦ, налоговики будут иметь все основания отнести выданные и невозвращенные подотчетные суммы к налогооблагаемым доходам физического лица. Такие выводы сделаны в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05. Обратим внимание, что ранее в Постановлении Президиума ВАС РФ от 03. Впрочем, следует подчеркнуть, что в данном конкретном случае, рассмотренном Президиумом ВАС, инспекция не представила доказательств того, что подотчетные суммы являлись экономической выгодой физического лица. Вместе с тем представляется, что указанная оговорка не носит абсолютный характер. Дело в том, что перечисленные выше реквизиты должны быть в документе, чтобы он имел статус первичного документа и мог стать отправной точкой для регистрации данных в бухгалтерских регистрах. Кроме того, в силу ч. Отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение достоверность содержащейся в документы подтверждающие расходы по авансовому отчету информации и вообще факт осуществления хозяйственной операции. При этом не имеет значения, что организация приняла авансовые расчеты с «порочными» подтверждающими документы подтверждающие расходы по авансовому отчету, ведь, по сути, она не имела законных оснований для этого. Именно к такому выводу пришли налоговики и арбитры в налоговом споре с участием УК Постановление АС ВСО от 01. В частности, в некоторых документах отсутствовали сведения, необходимые для идентификации лиц, подписавших их, в некоторых товарных чеках наименования товаров были указаны как «хозяйственные расходы», «канцелярские товары», «товары», «бытовая химия», «стройматериалы», «расходы», «детские новогодние подарки», отсутствовали дата составления документа, подпись продавца, не были заполнены графы «Количество товара», «Цена товара». Подобные документы не могли стать основанием для принятия к учету ТМЦ. Бухгалтерский учет Указание налоговиками и судом на неправомерность принятия к учету ТМЦ на основании дефектных первичных документов фактически следует расценивать как выявление ошибки. Ошибка состояла в документы подтверждающие расходы по авансовому отчету действиях должностных лиц организации бухгалтера, принявшего ТМЦ к учету по ненадлежащим документам см. Соответственно, если компания решила принять документы подтверждающие расходы по авансовому отчету работника и не удерживать с него подотчетные суммы, однако оснований приходовать ТМЦ нет, фактически это означает, что компания простила работнику долг. Правильная бухгалтерская запись: Дебет 91-2 Кредит 70. Вместе с тем вероятнее всего, что неправомерно принятые к учету ТМЦ к моменту налоговой проверки уже были списаны на затраты, которые были учтены в финансовом результате. Поэтому исправление в бухучете уже не потребуется, если ошибка была несущественной. В случае же существенности ошибки достаточно будет скорректировать сравнительные показатели отчета о финансовых результатах, представленные в отчетности текущего периода уменьшить себестоимость, увеличить прочие расходы периода, в котором была допущена ошибка. Отсутствие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов автоматически означает исключение соответствующих расходов из расчета налоговой базы по причине несоответствия требованиям п. Страховые взносы Также следует обратить внимание на риск доначисления страховых взносов с подотчетных сумм, по которым сотрудник не отчитался и которые он не вернул которые организация с него не удержала. По мнению чиновников, для начисления страховых взносов с выплаты, осуществляемой в рамках трудовых отношений, достаточно факта отсутствия авансового отчета в установленный срок и неудержания долга в течение месяца, как предлагает документы подтверждающие расходы по авансовому отчету. О том, что при проверке исчисления страховых взносов проверяющие должны обратить особое внимание на подотчетные суммы, говорится также в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03. Проверяющие усматривают в не подтвержденных документами подотчетных суммах завуалированные вознаграждения работникам, составляющие их экономическую выгоду. Безусловно, вопрос начисления страховых взносов должен решаться в каждом конкретном случае на основании имеющихся документов. К примеру, в споре, рассмотренном в Постановлении АС УО от 11. Однако суды посчитали недоказанным, что компания получала ТМЦ, результаты работ и услуги приобретенные подотчетными лицами и принятые к учету организацией безвозмездно и что подотчетные лица получали экономическую выгоду. Аналогичным образом органу ПФР не удалось доказать факт осуществления в пользу работников ТСЖ выплат, облагаемых страховыми взносами, в виде подотчетных сумм Постановление АС УО от 30. В частности, под подозрение проверяющих попали расходы на оплату проезда работников на маршрутных такси. Поскольку такси не выдают чеки или квитанции, ТСЖ разработало и на общем собрании членов утвердило форму маршрутного листа, содержащую обязательные реквизиты первичного учетного документа. Также под отчет выдавались суммы компенсации расходов на оплату услуг сотовой связи сотрудников на основании приказа председателя правления с указанием сумм и номеров телефонов работников. Главное, установил суд, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, товарищество определяет самостоятельно. Поскольку ТСЖ приняло авансовые отчеты и первичные документы и в установленном порядке отразило хозяйственные операции в бухгалтерском учете, безосновательно говорить о необходимости начисления на соответствующие суммы страховых взносов. Это приобретение стройматериалов, канцтоваров, литературы, выполнение подрядных работ документы подтверждающие расходы по авансовому отчету оказание документы подтверждающие расходы по авансовому отчету. Принимая к учету приобретения подотчетных лиц в интересах документы подтверждающие расходы по авансовому отчету, бухгалтер должен обратить особое внимание на наличие и надлежащее заполнение подтверждающих документов: они должны иметь все обязательные реквизиты и отражать сущность хозяйственной операции. В противном случае есть риск включения подотчетных сумм в налогооблагаемый доход физических лиц, объект обложения страховыми взносами, а также исключения их из расходов компании, учитываемых при налогообложении. Они не являются объектом обложения страховыми взносами в силу прямого указания в пп.

Смотрите также: